نکات مدیریتی( بخش اول - نکاتی مهم در ابتدای روز کاری برای داشتن یک روز موفق

۱. دیر نرسید.

شما اگر دیر برسید، قبل از این‌که ساعت کاری بخواهد آغاز شود، همه چیز را خراب کرده‌اید. دقت کنید که رییس، کسانی که دیر به محل کار می‌رسند را افراد بی‌مسوولی می‌بیند و امتیاز کم‌تری برای آن‌ها قایل می‌شود. حتا اگر برای اضافه‌کاری بمانید هم آن تاخیر و تصویر ذهنی ساخته‌شده جبران نمی‌شود. عادلانه نیست ولی باید قبول کنید که حقیقت همین‌طور است. پس تا می‌توانید سر موقع یا حتی زودتر در محل کارتان حاضر باشید.

۲. به همکاران‌تان سلام کنید.

کافی است مدت کوتاهی وقت بگذارید و با همکاران‌تان سلام و احوا‌پرسی گرمی داشته باشید. رییسی که وارد می‌شود و سلام نمی‌کند، تمام تکنیک‌های مدیریتی‌اش را، هر قدر هم عالی باشند، زایل کرده است. چون از مهارت‌های تعاملی بی‌اطلاع است. حتی اگر مدیر هم نباشید، باید در ابتدای روز یخ را بشکنید و خودتان را به عنوان یک فرد در دسترس و پذیرا معرفی کنید؛ نه کسی که در قالب سکوت، خود را از دیگران جدا می‌کند.

۳. چای/ قهوه نخورید.

افرادی که عادت دارند در ابتدای روز حتما قهوه یا چای بخورند، اگر در خانه باشند، مطمئنا به محض رسیدن به محل کار اول سراغ چای یا قهوه را می‌گیرند. مطالعات نشان داده که بهترین زمان برای صرف این نوشیدنی‌ها، حوالی ۹:۳۰ صبح است. چون در این زمان هورمون استرس یا همان کورتیزول که انرژی را تعریف می‌کند، حوالی ۸ و ۹ صبح به اوج خود می‌رسد. وقتی در این زمان چای و قهوه می‌خورید، ترشح کورتیزول کاهش پیدا می‌کند و بیش‌تر وابسته به دریافت کافیین می‌شود. در حالی که در حالت طبیعی، کورتیزول حدود ساعت ۹:۳۰ کاهش پیدا می‌کند و باید با نوشیدن چای و قهوه جبران شود.

۴. به تمام ایمیل‌های‌تان جواب ندهید.

وقتی پشت میزتان نشستید، مسلما وسوسه می‌شوید که تمام پیام‌های دریافتی را باز کنید و به آن‌ها جواب بدهید. اما راه صحیح این است که در ده دقیقه‌ی ابتدایی کار، یک نگاه کلی روی ایمیل‌های‌تان بیندازید و فقط آن‌هایی که مهم‌تر هستند را شناسایی کنید. چک کردن ایمیل از آن قبیل کارهایی است که شاید مهم به نظر برسد ولی جزو اولویت‌ها نیست و نباید در ابتدای روز صورت بگیرد.

۵. بدون داشتن یک برنامه کار را شروع نکنید.

قبل از این‌که کار را شروع کنید، ببینید که هدف‌تان چیست و چه برنامه‌ای برای پیش‌برد آن روز دارید. نگاهی به تقویم و برنامه‌ها بیندازید و اولویت‌های‌تان را بررسی کنید. باید همین ابتدا از جلسه‌ها، کنفرانس‌ها و تماس‌هایی که در طول روز خواهید داشت، مطلع باشید.

۶. کار آسان‌تر را اول انجام ندهید.

تحقیقات نشان داده همین‌طور که روز سپری می‌شود، میزان انرژی و قدرت اراده‌ی انسان تحلیل می‌رود. پس لازم است تا کارهای مهم‌تر را در همان ابتدا که انرژی بیش‌تری دارید، به انجام برسانید. بعضی‌ها در توصیف این کار می‌گویند: “قورباغه‌ات را قورت بده.” که این در واقع یک نقل قول از «مارک تواین» (Mark Twain) است که می‌گفت: “اول هر صبح یک قورباغه‌ی زنده را قورت بده؛ باقی روز هیچ چیز بدتری برای تو اتفاق نمی‌افتد.”

۷. چند کار را به طور هم‌زمان انجام ندهید.

انسان چون در ابتدای روز انرژی زیادی دارد، فکر می‌کند که قادر است در آن واحد صد کار را انجام بدهد. اما تحقیقات نشان داده که انجام هم‌زمان چند کار، بازدهی کلی را پایین می‌آورد. بهتر است در هر لحظه روی یک کار تمرکز کنید، چون در صورت نداشتن این برنامه‌ریزی تمام روزتان هدر می‌رود.

۸. روی فکرهای منفی تمرکز نکنید.

شاید اول صبح مطلبی خواند یا شنیده باشید که ناراحت‌تان کند یا فکرتان را به خودش مشغول کند. شاید شب قبل، دعوا و سر و صدایی داشتید و از این بابت خلق‌تان تنگ است. اجازه ندهید که آن تجربه‌ها حواس شما را پرت کنند یا خللی در کارهای امروزتان ایجاد کنند. در ذهن‌تان آن افکار را در یک جعبه قرار بدهید و در آن را ببندید، تا زمانی که از کار فارغ شوید و بتوانید دوباره برای حل و فصل کارها وقت بگذارید.

۹. جلسه‌ای نگذارید.

جلسه‌های اول صبح درصد زیادی از ذخیره‌ی فکری و خلاقیت شما را تحلیل می‌برند. ابتدای صبح را برای کارهایی صرف کنید که تمرکز و دقت زیادی می‌خواهند؛ مثلا نوشتن. اگر می‌خواهید در مورد موضوع‌هایی با رییس یا همکارتان صحبت کنید، این کار را در ساعت‌های بعدازظهر که انرژی کمتر است، انجام بدهید؛ مگر این‌که صحبت‌های‌تان نیاز به تفکر و تمرکز فراوانی دارد.

۱۰. یک برنامه‌ی منظم داشته باشید.

دانشمندان می‌گویند که منابع شناختی انسان محدود هستند، به همین دلیل باید عاقلانه استفاده شوند. پس برای روزتان برنامه داشته باشید.